FAQ
Questions fréquemment posées
Confidentialité et vie privée
Quelles normes de confidentialité sont appliquées à Ethics 1st?
Pour garantir la plus stricte conformité aux règles de confidentialité, Ethics 1st est guidé par le RGPD et les législations locales lorsque cela est possible.
En ce qui concerne la confidentialité, qui a accès aux données de mon entreprise?
Les données de votre entreprise sont stockées sur Ethics 1st pour votre accès uniquement. À moins que vous n’autorisiez l’accès à des tiers tels que l’entreprise de formation, les évaluateurs ou les investisseurs, il sera stocké et accessible par votre entreprise. Lorsque Ethics 1st collecte des PII, celles-ci seront chiffrées.
S’inscrire sur Ethics 1st : comment ça marche?
Que doit faire mon entreprise pour être répertoriée sur Ethics 1st?
Cliquez sur « S’inscrire » sur la page d’accueil de https://ethics1st.cipe.org/ et effectuez l’inscription d’une personne qui sera l’administrateur/gestionnaire du profil de l’entreprise ainsi que du profil de l’entreprise sur Ethics 1st. Une fois cette inscription terminée, l’administrateur devra confirmer qu’il est autorisé à poursuivre avec l’étape suivante de signature/acceptation de l’engagement d’intégrité et de l’évaluation. Si l’administrateur n’y est pas autorisé par le propriétaire de l’entreprise ou les administrateurs, il ou elle fournira l’adresse e-mail d’une personne autorisée par les administrateurs ou le propriétaire de l’entreprise pour passer à l’étape suivante. Une fois que le représentant autorisé de l’entreprise (RAE) vérifie son adresse e-mail, il peut procéder à la signature de l’engagement d’intégrité. Cela déverrouille l’accès de l’entreprise au guide de conformité qu’elle peut utiliser pour améliorer son intégrité commerciale et ses systèmes de gestion.
Que doit faire mon entreprise pour être répertoriée sur Ethics 1st?
Cliquez sur « S’inscrire » sur la page d’accueil de https://ethics1st.cipe.org/ et effectuez l’inscription d’une personne qui sera l’administrateur/gestionnaire du profil de l’entreprise ainsi que du profil de l’entreprise sur Ethics 1st. Une fois cette inscription terminée, l’administrateur devra confirmer qu’il est autorisé à poursuivre avec l’étape suivante de signature/acceptation de l’engagement d’intégrité et de l’évaluation. Si l’administrateur n’y est pas autorisé par le propriétaire de l’entreprise ou les administrateurs, il ou elle fournira l’adresse e-mail d’une personne autorisée par les administrateurs ou le propriétaire de l’entreprise pour passer à l’étape suivante. Une fois que le représentant autorisé de l’entreprise (RAE) vérifie son adresse e-mail, il peut procéder à la signature de l’engagement d’intégrité. Cela déverrouille l’accès de l’entreprise au guide de conformité qu’elle peut utiliser pour améliorer son intégrité commerciale et ses systèmes de gestion.
Après l’inscription, mon entreprise sera-t-elle répertoriée sur Ethics 1st afin que les investisseurs, partenaires, banques et autres interlocuteurs puissent vérifier mon inscription?
Votre entreprise ne sera pas répertoriée publiquement sur Ethics 1st après l’inscription tant que vous n’aurez pas rempli les exigences progressives simples pour être répertoriée dans les premier, deuxième puis troisième panneaux d’intégrité intitulés « Vert », « Argent », puis « Or ».
Qui peut participer à Ethics 1st?
Qui peut s’inscrire sur Ethics 1st?
Toutes les entreprises/activités/commerces à but lucratif cherchant une croissance durable grâce à une gestion saine et à l’intégrité. Inscrivez-vous pour être répertorié et débloquez des perspectives de croissance.
Que doit faire mon entreprise pour être répertoriée sur Ethics 1st?
Les petites, moyennes et grandes entreprises sont encouragées à s’inscrire et à œuvrer pour figurer sur la plateforme Ethics 1st.
Les ONG et les OBNL peuvent-elles être répertoriées sur Ethics 1st?
Les organisations à but non lucratif et les organisations non gouvernementales peuvent être répertoriées sur Ethics 1st mais ne peuvent pas être vérifiées indépendamment. De telles organisations peuvent simplement être listées comme des organisations dont les systèmes de conformité sont conformes aux normes. Les OBNL et les ONG peuvent recevoir des conseils pour améliorer leurs systèmes de conformité et peuvent être listées si elles respectent les normes de conformité, mais ne recevront aucune vérification indépendante.
Une personne qui s’est inscrite sur Ethics 1st et a suivi la formation en éthique des affaires peut-elle inscrire plus d’une entreprise sur Ethics 1st?
Oui, mais elle devra avoir des adresses e-mail distinctes pour identifier chaque entreprise. Pour des raisons de sécurité et de vérification, l’information d’identification unique pour les entreprises participantes est leur adresse e-mail.
Remplir les indicateurs d’évaluation clés
Remplir les indicateurs d’évaluation clés de votre entreprise constitue l’étape la plus importante pour obtenir le niveau « Or ».
Vous devrez attester de votre conformité à chaque indicateur d’évaluation essentiel et fournir les pièces justificatives requises.
Instructions
- Cochez la case d’acceptation pour l’indicateur spécifique après avoir lu les critères d’évaluation. Si vous ne pouvez pas vous y conformer, cliquez à nouveau pour désélectionner cette case.
- Dans le cas où votre entreprise n’est pas conforme, votre partenaire de formation pourra fournir une formation et une consultation sur la mise en œuvre des contrôles requis.
- Si vous répondez par l’affirmative, vous devrez fournir des pièces justificatives.
Vérification par Ethics 1st
Qu’est-ce que la vérification indépendante?
Il s’agit d’un examen, réalisé par un expert indépendant, de l’ensemble des documents et réponses fournis volontairement par votre entreprise, visant à vérifier leur cohérence et leur pertinence au regard de l’enquête ou de l’objectif de conformité. L’évaluateur s’assurera de l’authenticité des documents clés et reconnaîtra, le cas échéant, son incapacité à confirmer cette authenticité. Cela apporte une garantie supplémentaire aux investisseurs et facilite les processus de diligence raisonnable concernant les chaînes de valeur mondiales et régionales des entreprises. Les évaluateurs indépendants doivent conserver leur indépendance et leur professionnalisme tout au long de cette procédure ; à ce titre, il est autorisé de leur verser une rémunération forfaitaire couvrant leurs honoraires et leurs frais, conformément aux instructions figurant dans le formulaire de demande Ethics 1st. Ils ne recevront ni cadeaux ni frais supplémentaires et respecteront des règles strictes de confidentialité et de respect de la vie privée, tel que prévu par la plateforme Ethics 1st.
Je souhaite que mon entreprise figure sur Ethics 1st, mais puis-je refuser la vérification indépendante?
Oui, votre entreprise restera inscrite dans la catégorie Vert ou Argent d’Ethics 1st
De Vert à Or : le parcours à suivre
Qu’est-ce que la vérification indépendante?
Il s’agit d’un examen, réalisé par un expert indépendant, de l’ensemble des documents et réponses fournis volontairement par votre entreprise, visant à vérifier leur cohérence et leur pertinence au regard de l’enquête ou de l’objectif de conformité. L’évaluateur s’assurera de l’authenticité des documents clés et reconnaîtra, le cas échéant, son incapacité à confirmer cette authenticité. Cela apporte une garantie supplémentaire aux investisseurs et facilite les processus de diligence raisonnable concernant les chaînes de valeur mondiales et régionales des entreprises. Les évaluateurs indépendants doivent conserver leur indépendance et leur professionnalisme tout au long de cette procédure ; à ce titre, il est autorisé de leur verser une rémunération forfaitaire couvrant leurs honoraires et leurs frais, conformément aux instructions figurant dans le formulaire de demande Ethics 1st. Ils ne recevront ni cadeaux ni frais supplémentaires et respecteront des règles strictes de confidentialité et de respect de la vie privée, tel que prévu par la plateforme Ethics 1st.
Combien de temps faut-il pour passer d’une catégorie à la suivante sur Ethics 1st?
La rapidité avec laquelle une entreprise passe du statut Inscrite au statut Vert, puis au statut Argent, dépend principalement de la rapidité avec laquelle elle met à jour ses dossiers de conformité et suit les formations requises. L’inscription dans les catégories Vert et Argent s’effectue automatiquement une fois les fiches requises mises à jour et la formation suivie. Le passage à la catégorie Or a lieu après que l’entreprise est déjà classée en Argent et qu’il y a eu une évaluation indépendante par un évaluateur dans le pays et l’examen trimestriel par le comité consultatif. Ce processus prendra en moyenne entre 6 et 12 semaines à compter de la date à laquelle l’entreprise fera appel à l’évaluateur indépendant.
En quoi le passage à la catégorie supérieure influe-t-il sur la visibilité de l’entreprise sur Ethics 1st? Ce passage rend-il l’entreprise plus visible ou lui permet-il de toucher un public plus large?
Toutes les entreprises, quelle que soit leur catégorie, seront visibles par les abonnés internationaux et régionaux, mais leur attractivité variera en termes de risque et d’avantages commerciaux en fonction de leur catégorie de cotation. Les entreprises classées dans la catégorie Or auront un avantage concurrentiel plus fort que celles classées dans la catégorie Argent, et celles classées dans la catégorie Argent auront également un avantage plus important que celles classées dans la catégorie Vert. Dans le même temps, les entreprises classées dans la catégorie Or trouveront moins fastidieux de se conformer aux exigences de diligence raisonnable des tiers de la majorité des mandants et des banques. Globalement, l’inscription dans Ethics 1st offre une plus grande visibilité et un accès aux opportunités de commerce et de financement.
Passer à Vert : qu’est-ce que cela implique ?
Que dois-je faire pour figurer dans la liste « Vert » ?
Pour obtenir la catégorie Vert, votre entreprise devra démontrer son engagement pris dans le cadre de la charte d’intégrité d’entreprise en utilisant le Guide de conformité personnalisé (CCG) généré par Ethics 1st afin d’évaluer son profil d’intégrité commerciale, puis en participant à un atelier sur la conformité pouvant être programmé sur Ethics 1st. Ce guide s’appuie sur les meilleures pratiques mondiales et est adapté à la taille de votre entreprise, à vos besoins et à votre profil de risque.
Qu’est-ce qu’exactement un Guide de conformité personnalisé (CCG) ?
Le Guide de conformité personnalisé (CCG) est une liste de contrôle simplifiée adaptée à la taille, aux besoins et au profil de risque évalués de votre entreprise, qui vous aide à évaluer vos systèmes de gestion d’entreprise pour identifier et prévenir les lacunes et les risques d’intégrité.
Comment utiliser ce guide ? (Le CCG)
Le CCG est conçu comme une liste de contrôle avec des questions/indicateurs qui s’interrogent sur vos politiques et procédures d’entreprise pour voir si elles sont conformes aux meilleures pratiques. Répondez à toutes ces questions, puis téléchargez les documents attestant de votre conformité. Si vous avez sélectionné « oui » ou « en cours » en réponse à une question, vous devez télécharger une preuve et vous pouvez inclure des commentaires sur chaque document si nécessaire.
Et si mon entreprise n’a pas de preuve de bonnes pratiques ?
Pas de problème ! Vous recevrez un accompagnement pas à pas de la part d’experts en conformité qualifiés lorsque vous planifierez une formation.
Puis-je encore figurer sur Ethics 1st si je n’ai pas de preuve de bonne pratique ?
Oui, votre entreprise sera répertoriée dans la catégorie Vert d’Ethics 1st dès que votre personnel aura terminé la formation pour les guider dans la réponse aux demandes de conformité.
Que signifie être inscrit sur la liste Vert ?
Les entreprises listées dans la catégorie Vert ont affirmé leur engagement envers les meilleures pratiques de conformité et prennent des mesures pour améliorer leur profil d’intégrité commerciale.
Passer à Argent : qu’est-ce que cela implique ?
Comment passer à la liste Argent ?
Pour être classé en Argent, votre entreprise doit suivre les étapes nécessaires pour combler les lacunes de son système d’intégrité commerciale tout en respectant les normes de conformité de base. Cela signifie que vos systèmes de gestion seront plus efficaces, plus professionnels et plus transparents. Ensuite, les directeurs et propriétaires de l’entreprise assisteront à un atelier de leadership éthique.
Quels sont les avantages d’être répertorié en Argent ?
La liste Argent vous donne un avantage concurrentiel avec les partenaires commerciaux, les investisseurs et les financiers. Les entreprises classées en Argent ont affirmé et démontré un engagement corporatif envers les meilleures pratiques de conformité et ont amélioré leur profil d’intégrité commerciale;
Passer à Or : qu’est-ce que cela implique ?
Comment passer à la liste Or ?
Pour être répertorié dans la catégorie Or, vos systèmes de conformité seront vérifiés de manière indépendante par un évaluateur professionnel sélectionné au hasard par votre entreprise. Cette étape offre à l’entreprise une garantie absolue, vous permettant ainsi de maximiser votre avantage concurrentiel.
Qu’est-ce que le conseil consultatif Ethics 1st ?
Le conseil consultatif est un comité composé de 5 à 7 professionnels issus de divers horizons liés à l’investissement, à la conformité et à l’intégrité commerciale, chargé de superviser le processus de vérification et de validation des entreprises devant figurer dans la catégorie Or. Le conseil consultatif prendra des décisions sur la cotation des entreprises. Le conseil prend les décisions concernant l’inscription des entreprises en examinant les rapports de profil de conformité sans connaître l’identité de chaque entreprise. Les rapports sont anonymisés avant d’être présentés au comité consultatif afin de maintenir l’indépendance et la confidentialité.
“Losses a country may suffer as a result of non-compliance with governance standards may be in the form of multinationals deciding to close their operations in the country resulting in citizens losing their jobs and the country losing revenue, reputational risks and diplomatic risks.”
